Иногда, когда вы загружаете документ из Интернета, вы можете заметить, что он находится в формате .PDF. Вы также могли заметить, что его сложно (если не невозможно!) Редактировать, и для его открытия требуется собственный читатель. Для новых пользователей этот параметр может показаться запутанным при вводе в виде файла документа. Почему люди используют файлы PDF? Разве что-то вроде файла .DOCX не было бы лучше?
На самом деле PDF-файлы очень полезны в том, что они предлагают! Эти файлы долгое время использовались для отправки документов в цифровом виде, и вы не видите никаких признаков того, что они уходят. Итак, почему люди используют файлы PDF при отправке документов и где вы можете использовать их в повседневной жизни?
Быстрые ссылки
Преимущества файлов PDF
Чтобы объяснить это, вернемся к вопросу «Были бы файлы .DOCX лучше?» Проблема здесь в том, что все будут в порядке с использованием файла Doc на своем устройстве. Doc - это расширение файла, созданное на основе Microsoft Word. Если другие люди хотят открыть документ, вам нужно либо использовать Word, либо текстовый редактор, в котором вы можете открывать / импортировать файлы Doc. Даже если возможно, вы можете получить смешанный формат даже в процессе. Это немного усложняет задачу убедиться, что каждый может прочитать документ.
К счастью, многие операционные системы полностью поддерживают PDF-документы. Это означает, что мы должны создать один документ специально для пользователей Microsoft Windows, один для IOS, один для Linux - мы можем просто поместить его в PDF-файл, и каждый сможет его прочитать.
Когда использовать формат .PDF
Таким образом, лучшее время для использования файла PDF - это когда вы не знаете, в какой операционной системе он будет открыт. Допустим, вы писали брошюру для веб-сайта, которую пользователи могли загрузить. Этот сайт могут посещать люди, использующие Windows, IOS, Linux и мобильные устройства, поэтому нам необходимо удовлетворить потребности каждого. В данном случае мы используем формат .PDF, который успокаивает всех и не дает усложнить задачу.
Более того, когда люди загружают брошюру, ее можно автоматически открывать в браузере пользователя. Такие браузеры, как Chrome и Firefox, включают средства просмотра PDF, поэтому люди могут читать документ быстро и легко.
Это также здорово, когда вы отправляете эти файлы по электронной почте. Если вы хотите отправить кому-то документ (например, резюме), вы можете использовать для этого файл Doc. Это может быть нормально, если получатель находится на своем компьютере, но если он находится на улице и использует свой телефон, ему может быть трудно прочитать документ. В этом случае вы можете приложить копию PDF, чтобы охватить все возможности.
Недостатки формата .PDF
Если кто-то когда-либо отправлял вам документ в формате .PDF, и вы хотите его изменить, вы уже заметили один из основных недостатков! Для просмотра в нескольких операционных системах PDF-файл больше похож на цифровое изображение, чем на исходный документ. Таким образом, редактирование Doc по сравнению с PDF-файлом немного похоже на редактирование текста на доске по сравнению с редактированием изображения указанной доски. Можно, но сложнее!
Когда не следует использовать формат .PDF
Не используйте формат .PDF, если вы хотите создать «живой документ», который могут изменять другие. Вы можете добавить редактируемые поля в файл PDF, но для редактирования всего файла формат PDF не идеален. Надеюсь, если вы будете работать с другими, вы будете знать, какие операционные системы они используют, и сможете договориться о типе файла, который подходит всем. По крайней мере, каждый может использовать облачный сервис для создания документов, такой как Google Docs. Вы должны сохранять файлы в формате PDF, когда вам нужно, чтобы все могли прочитать документ. Не используйте его, если хотите, чтобы все могли его редактировать.
Документируйте решения
Учитывая, насколько он отличается от других документов, может возникнуть путаница, что делает использование формата .PDF. Теперь вы знаете, для чего и как его использовать, а также в некоторых случаях, когда лучше оставить как есть.
Насколько часто вы используете PDF-файлы в повседневной жизни? Расскажите нам ниже!
