Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости

С момента создания Windows Microsoft Excel была наиболее часто используемой программой для вычислений, электронных таблиц, счетов и всего остального в жизни, которые вы хотите организовать в бесконечные сетки строк и столбцов.

Но поскольку облачный сервис стал известен, Использование Google Таблиц стало Любимый многими. Возможно, он не такой многофункциональный, как Excel, но на первый взгляд многое бросается в глаза.

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-таблицы-советы-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

Вот несколько советов и приемов по использованию Google Таблиц, которые помогут вам начать работу без проблем.

1. Импортируйте данные из другой таблицы.

Вы можете легко настроить Google Таблицы для динамического импорта данных из одной электронной таблицы в другую. Это идеально, если вы хотите отобразить набор конкретных результатов в одной электронной таблице или если вы хотите переместить всю ее часть. Обратите внимание, что это не то же самое, что копирование данных, потому что, когда вы обновляете данные на исходном листе, они также будут обновлены на том, на который вы выполнили импорт.

Форма этой команды известна как. ИмпортДиапазон Это похоже на это:

=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")

Длинный шифр - это имя ссылки для электронной таблицы, которое вы найдете в адресной строке ссылок после «электронные таблицы / d /«». где найти"имя листаВыше вы должны заменить точное имя листа, из которого вы импортируете данные, где код после восклицательного знака представляет набор строк / столбцов, из которых вы хотите извлечь данные.

2. Закрепите строки и столбцы

При создании электронной таблицы почти в каждом случае вам нужно будет постоянно отображать определенную информацию на экране. Например, если вы следите за своим внештатным бизнесом, вам нужно, чтобы информация в заголовке, такая как «оплаченная сумма», «дата счета-фактуры» и «веб-сайт», была постоянно, даже когда вы прокручиваете страницу вниз.

Для этого вам нужно «заморозить» строку или столбец, которые вы хотите всегда видеть на экране. Просто нажмите «Вид -> Закрепить», затем выберите количество строк или столбцов, которые вы хотите закрепить. Если вы выберете ячейку до нажатия кнопки «Просмотр», вы получите возможность заморозить каждую строку или столбец, которые обращаются к этой ячейке.

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-sheets-tips-freeze-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

3. Создавайте формы в Google Таблицах.

Функция, которая не известна многим пользователям, но явно мощная в Google Таблицах, - это возможность создавать формы и опросы. Откройте новый лист Google, нажмите «Инструменты -> Создать форму», и вы попадете в удивительное приложение для создания форм Google.

Это очень простой в использовании инструмент. Вы можете дать форме название и описание, ввести вопрос, где есть «Вопрос без названия», а затем нажать «Множественный выбор», если вы хотите изменить формат, в котором люди могут на него отвечать (множественный выбор, флажки, раскрывающиеся списки и т. Д. на).

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-sheets-tips-forms-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

В правом верхнем углу форм вы также увидите три параметра, которые позволяют настроить внешний вид анкеты.

4. Вставьте картинку в ячейку.

Прежде чем вы станете слишком умным и подумаете, что для вставки изображений в Google Таблицы достаточно просто нажать «Вставить -> Изображение», ну, не совсем так. Если вы используете этот метод, изображение будет отображаться в верхней части таблицы, а не аккуратно помещаться в ячейку.

Чтобы вставить изображение прямо в ячейку, щелкните ячейку и введите = image ("URL изображения, которое вы хотите вставить"). По умолчанию изображение сохраняет свое соотношение сторон при настройке на размер ячейки, но есть много вариантов, которые вы можете внести в формулу, чтобы получить изображение / ячейку нужного размера.

= image ("URL изображения"; 2) Изменяет форму изображения в соответствии с текущим размером ячейки

= image ("URL изображения"; 3) Изображение, которое сохраняет свой исходный размер без изменения размера ячейки

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-sheets-tips-insert-image-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

5. Быстро комбинируйте числа.

Это классическая функция электронных таблиц, о которой легко забыть. К счастью, Google Таблицы упрощают вам задачу. Если вы хотите быстро добавить числа в строку или столбец, просто выберите то, что вы хотите вычислить, с помощью правой мыши, и вы сразу увидите сумму этих чисел в нижнем левом углу Google Таблиц.

Затем вы можете щелкнуть число в правом нижнем углу, и вместо этого вы получите список вариантов для поиска среднего, наименьшего числа, наибольшего числа и т. Д.

Если вы хотите иметь ячейку, которая отображает общую сумму группы чисел в строке или столбце, щелкните ячейку, в которой вы хотите отобразить сумму, а затем введите = сумма (A1: A13), где A1 и A13 - ячейки, в которые вы хотите добавить сумму чисел.

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-sheets-tips-sum-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

6. Условное форматирование

Нет ничего лучше, чем немного изменить цветовую кодировку, чтобы упростить все данные на листе перед вами. Чтобы настроить автоматические правила форматирования и раскраски ячеек, нажмите «Формат -> Условное форматирование».

На панели справа вы увидите набор правил условного форматирования. Здесь вы можете настроить электронную таблицу для автоматического окрашивания ячейки в красный цвет, например, если она пуста (отличный способ узнать, нужно ли вам выследить кого-нибудь за просрочку платежа), или закрасить ячейки, содержащие определенное слово, и раскрасить его своим выбор.

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-sheets-советы-условное-форматирование-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

7. Добавьте раскрывающийся список в ячейку.

Допустим, вы хотите ограничить содержимое ячейки двумя (или более) значениями. Лучший способ реализовать это - добавить раскрывающийся список. Для этого вам нужно будет создать новый лист для хранения значений параметров.

1. Создайте новый лист, щелкнув значок «+» на нижней панели инструментов.

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-shett-add-new-sheet-icon-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

2. На новом листе введите значения параметров в первый столбец.

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-sheet-add-value-in-column-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

3. Вернитесь к первому листу (или листу, над которым вы работаете), выберите ячейку, в которую вы хотите вставить раскрывающийся список.

4. Щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Проверка данных» (в конце контекстного меню).

5. В поле «Критерии» выберите «Список из диапазона» и выберите лист, столбцы и ячейку в поле «Данные». Выберите вариант «Отображать раскрывающийся список в ячейке».

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-sheet-data-validation-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

Щелкните ОК. Теперь вы должны увидеть раскрывающееся поле, в котором вы можете ограничить содержимое ячейки определенным диапазоном значений.

Как использовать Google Таблицы: основные советы по началу работы и некоторые хитрости | google-sheet-dropdown-field-DzTechs | Пояснения к серии Google Office Suite

Заключение

Идеальная ситуация для хорошей электронной таблицы - это иметь целый набор правил, которые автоматизируют такие вещи, как цветовое кодирование и вычисления, чтобы вы могли работать как можно быстрее и эффективнее. Мы надеемся, что эти семь советов помогут вам в этом и, таким образом, сделают содержащуюся в них информацию более заметной для управления таблицей.

Наверх